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Un manuel des employés
Comme dirigeant, vous êtes
régulièrement sollicité pour
prendre des décisions touchant vos employés. Malgré toute
votre bonne volonté, ces derniers peuvent avoir un sentiment
de "deux poids, deux mesures", ou réclamer plus de justice
ou de transparence. Ces symptômes traduisent une perception
d'iniquité de leur part. Définir vos politiques de
ressources humaines et les diffuser dans un Manuel des
employés pourrait bien vous aider à simplifier votre gestion
quotidienne. Voici comment.
Qu'est-ce qu'un Manuel des employés ?
C'est un guide, tant pour
la direction que pour son personnel, qui définit le traitement à
accorder aux employés dans différentes situations. Celles-ci peuvent
toucher le recrutement et la sélection, la période de probation, les
conditions de travail, les congés et les vacances, le temps
supplémentaire, l'évaluation du rendement, la rémunération,
les mesures disciplinaires, la formation, les politiques
administratives ou toute autre circonstance touchant le travail des
employés.
Son utilité
Un Manuel des employés est
particulièrement pratique pour :
Prendre des décisions plus rapides
touchant le personnel ;
Faciliter l'accueil et l'intégration harmonieuse des nouveaux
employés ;
Maintenir un climat de travail rassurant pour les employés ;
Utiliser votre temps plus
judicieusement comme gestionnaire.
Identifier les situations touchant le personnel et définir à
l'avance les règles du jeu qui s'y appliquent permettent à
l'entreprise d'être plus efficace. En effet, des situations qui
auparavant demandaient l'implication des dirigeants peuvent être en
grande partie résolues par les employés eux-mêmes, en se référant au
Manuel.
Son
développement
La conception d'un bon manuel repose
sur les trois éléments suivants :
Les pratiques actuelles de l'entreprise ;
Les lois du travail, dont la principale est la Loi sur les normes
du travail ;
Les meilleures pratiques de l'industrie.
Bien que l'entreprise connaisse ses pratiques en matière de
ressources humaines, celles-ci ne sont pas toujours documentées. Les
décisions qui y sont reliées peuvent aussi varier selon le moment où
elles sont prises et le gestionnaire qui les prend. C'est pourquoi
il faut identifier les situations qui touchent le personnel et
définir les règles du jeu qui s'y appliquent pour qu'elles soient
faciles à comprendre et à appliquer.
Comme les dirigeants ne travaillent pas quotidiennement avec la Loi
sur les normes du travail et que leur principale préoccupation est
la gestion de l'entreprise, il est souvent approprié de s'adjoindre
une expertise externe qui proposera des pratiques de gestion
efficaces. Par exemple, plusieurs entreprises déplorent le fait que
les employés utilisent toutes les journées de maladie auxquelles ils
ont droit, par peur de les perdre. Un expert externe pourra
recommander de rembourser, en fin d'année, 50% des journées non
prises afin d'encourager l'assiduité au travail. Il pourra aussi
recommander de distinguer, dans le Manuel des employés, les
situations où l'entreprise offre plus que le minimum exigé par les
normes, entre autres, en ce qui concerne les congés. En effet,
certaines entreprises accordent plus de congés que ce qui est requis
par la Loi, comme aux Fêtes ou lors du décès d'un proche. Il est
alors dans leur intérêt de communiquer à leurs employés les
avantages supplémentaires dont ils bénéficient. Une expertise
externe pourra également aider les gestionnaires à identifier et à
implanter les meilleures pratiques de l'industrie.
La
communication aux employés
La façon dont le contenu du Manuel est communiqué aux employés revêt
une grande importance. Lorsqu'elle est effectuée par une ressource
indépendante, cette communication permet de leur faire réaliser que
votre entreprise est à la fine pointe des meilleures pratiques de
gestion des ressources humaines. Trop souvent, les employés tiennent
pour acquis tous les avantages que l'entreprise leur a accordés au
fil des ans. Une bonne communication leur rappelle que, sous
plusieurs aspects, ils travaillent pour un employeur de choix.
Simplifier votre
gestion quotidienne
En plus d'assurer les employés d'une
gestion équitable et transparente, un Manuel des employés facilite
la prise de décision touchant les ressources humaines et libère le
dirigeant pour qu'il puisse se concentrer sur le développement de
son entreprise. Enfin, bien conçu et communiqué, un tel outil fait
réaliser aux employés qu'ils sont mieux traités que le minimum
requis par la Loi et que leurs conditions sont comparables aux
pratiques des meilleures entreprises. Une telle paix de l'esprit,
tant pour vous que pour vos ressources humaines, ça n'a pas de prix.
Charles
Larocque, Psychologue industriel
(
450
448-7348
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