Pour simplifier

votre gestion quotidienne

Un manuel des employés

Qu'est-ce qu'un Manuel des employés ?
C'est un guide, tant pour la direction que pour son personnel, qui définit le traitement à accorder aux employés dans différentes situations. Celles-ci peuvent toucher le recrutement et la sélection, la période de probation, les conditions de travail, les congés et les vacances, le temps supplémentaire, l'évaluation du rendement,  la rémunération,  les mesures disciplinaires, la formation, les politiques administratives ou toute autre circonstance touchant le travail des employés.

Identifier les situations touchant le personnel et définir à l'avance les règles du jeu qui s'y appliquent permettent à l'entreprise d'être plus efficace. En effet, des situations qui auparavant demandaient l'implication des dirigeants peuvent être en grande partie résolues par les employés eux-mêmes, en se référant au Manuel.

Son développement
La conception d'un bon manuel repose sur les trois éléments suivants :
Les pratiques actuelles de l'entreprise ;
Les lois du travail, dont la principale est la Loi sur les normes du travail ;
Les meilleures pratiques de l'industrie.

Bien que l'entreprise connaisse ses pratiques en matière de ressources humaines, celles-ci ne sont pas toujours documentées. Les décisions qui y sont reliées peuvent aussi varier selon le moment où elles sont prises et le gestionnaire qui les prend. C'est pourquoi il faut identifier les situations qui touchent le personnel et définir les règles du jeu qui s'y appliquent pour qu'elles soient faciles à comprendre et à appliquer.

Comme les dirigeants ne travaillent pas quotidiennement avec la Loi sur les normes du travail et que leur principale préoccupation est la gestion de l'entreprise, il est souvent approprié de s'adjoindre une expertise externe qui proposera des pratiques de gestion efficaces. Par exemple, plusieurs entreprises déplorent le fait que les employés utilisent toutes les journées de maladie auxquelles ils ont droit, par peur de les perdre. Un expert externe pourra recommander de rembourser, en fin d'année, 50% des journées non prises afin d'encourager l'assiduité au travail. Il pourra aussi recommander de distinguer, dans le Manuel des employés, les situations où l'entreprise offre plus que le minimum exigé par les normes, entre autres, en ce qui concerne les congés. En effet, certaines entreprises accordent plus de congés que ce qui est requis par la Loi, comme aux Fêtes ou lors du décès d'un proche. Il est alors dans leur intérêt de communiquer à leurs employés les avantages supplémentaires dont ils bénéficient. Une expertise externe pourra également aider les gestionnaires à identifier et à implanter les meilleures pratiques de l'industrie.

La communication aux employés
La façon dont le contenu du Manuel est communiqué aux employés revêt une grande importance. Lorsqu'elle est effectuée par une ressource indépendante, cette communication permet de leur faire réaliser que votre entreprise est à la fine pointe des meilleures pratiques de gestion des ressources humaines. Trop souvent, les employés tiennent pour acquis tous les avantages que l'entreprise leur a accordés au fil des ans. Une bonne communication  leur rappelle que, sous plusieurs aspects, ils travaillent pour un employeur de choix.

Simplifier votre  gestion quotidienne
En plus d'assurer les employés d'une gestion équitable et transparente, un Manuel des employés facilite la prise de décision touchant les ressources humaines et libère le dirigeant pour qu'il puisse se concentrer sur le développement de son entreprise. Enfin, bien conçu et communiqué, un tel outil fait réaliser aux employés qu'ils sont mieux traités que le minimum requis par la Loi et que leurs conditions sont comparables aux pratiques des meilleures entreprises. Une telle paix de l'esprit, tant pour vous que pour vos ressources humaines, ça n'a pas de prix.