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Comme dirigeant, vous
êtes régulièrement sollicité pour
prendre des décisions touchant vos employés. Malgré
toute votre bonne volonté, ces derniers peuvent avoir un
sentiment de "deux poids, deux mesures", ou réclamer plus
de justice ou de transparence. Ces symptômes traduisent
une
perception d'iniquité de leur part. Définir vos
politiques de ressources humaines et les diffuser dans
un Manuel des employés pourrait bien vous aider à simplifier votre
gestion quotidienne. Voici comment.
Qu'est-ce qu'un Manuel
des employés ?
C'est un guide, tant pour la direction que
pour son personnel,
qui définit le traitement à accorder aux employés dans
différentes situations. Celles-ci peuvent toucher
le recrutement et la sélection, la période de probation,
les conditions de travail, les congés et les vacances,
le temps supplémentaire, l'évaluation du rendement,
la rémunération, les mesures disciplinaires, la
formation, les politiques administratives ou toute autre
circonstance touchant le travail des employés.
Son utilité
Un Manuel des employés est particulièrement pratique
pour :
■ Prendre
des décisions plus rapides touchant le personnel ;
■ Faciliter
l'accueil et l'intégration harmonieuse des nouveaux
employés ;
■ Maintenir un climat de travail rassurant pour les
employés ;
■ Utiliser
votre temps plus judicieusement comme gestionnaire.
Identifier les situations
touchant le personnel et définir à l'avance les règles
du jeu qui s'y appliquent permettent à l'entreprise
d'être plus efficace. En
effet, des situations qui auparavant demandaient
l'implication des dirigeants peuvent être en grande
partie résolues par les
employés eux-mêmes, en se référant au Manuel.
Son développement
La conception d'un bon manuel repose sur
les trois éléments suivants :
1. Les pratiques actuelles de l'entreprise ;
2. Les lois du travail, dont la principale est la Loi sur les normes du
travail ;
3. Les meilleures pratiques de l'industrie.
Bien que l'entreprise connaisse ses pratiques en matière
de ressources humaines,
celles-ci ne sont pas toujours documentées. Les
décisions qui y sont reliées peuvent aussi varier selon
le moment où elles sont prises et le gestionnaire qui les
prend. C'est pourquoi il faut identifier les situations qui
touchent le personnel et définir les règles du jeu qui
s'y appliquent pour qu'elles soient faciles à
comprendre et à appliquer.
Comme les dirigeants ne travaillent pas quotidiennement
avec la Loi sur les normes du travail et que leur
principale préoccupation est la gestion de l'entreprise,
il est souvent approprié de s'adjoindre une expertise
externe qui proposera des pratiques de gestion
efficaces. Par exemple, plusieurs entreprises déplorent
le fait que les employés utilisent toutes les journées
de maladie auxquelles ils ont droit, par peur de les
perdre. Un expert externe pourra recommander de
rembourser, en fin d'année, 50% des journées non prises
afin d'encourager l'assiduité au travail. Il pourra
aussi recommander de distinguer, dans le Manuel des
employés, les situations où l'entreprise offre plus que
le minimum exigé par les normes, entre autres, en ce qui
concerne les congés. En effet, certaines entreprises
accordent plus de congés que ce qui est requis par la
Loi, comme aux Fêtes ou
lors du décès d'un proche. Il est alors dans leur
intérêt de communiquer à leurs employés les avantages
supplémentaires dont ils bénéficient. Une expertise externe
pourra également aider les gestionnaires à identifier et
à implanter les meilleures pratiques de l'industrie.
La communication aux employés
La façon dont le contenu du Manuel est communiqué aux employés revêt une grande
importance. Lorsqu'elle est effectuée par une ressource
indépendante, cette communication permet de leur faire réaliser
que votre entreprise est à la fine pointe des meilleures
pratiques de gestion des ressources humaines. Trop
souvent, les employés tiennent pour acquis tous les
avantages que l'entreprise leur a accordés au fil
des ans. Une bonne communication leur
rappelle que, sous plusieurs aspects, ils travaillent pour
un employeur de choix.
Simplifier votre
gestion quotidienne
En plus d'assurer les employés d'une gestion
équitable et transparente, un Manuel des employés
facilite la prise de décision touchant les ressources
humaines et libère le dirigeant pour qu'il puisse se
concentrer sur le développement de son entreprise.
Enfin, bien
conçu et communiqué, un
tel outil fait réaliser aux employés qu'ils sont mieux
traités que le minimum requis par la Loi et que
leurs conditions sont
comparables aux pratiques des meilleures
entreprises. Une telle paix de l'esprit, tant pour vous
que pour vos ressources humaines, ça n'a pas de prix.
Charles Larocque, Psychologue industriel
Téléphone :
450 448-7348
Courriel :
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Site Web : www.psychologueindustriel.com
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